La preparación del Estado de Información No Financiera no depende únicamente de quien redacta el informe. Para que el proceso avance con orden, la información llegue a tiempo y el resultado sea coherente, es imprescindible coordinar a todas las áreas involucradas.

En muchas organizaciones, el EINF termina recayendo principalmente sobre el departamento de Sostenibilidad. Sin embargo, buena parte de la información clave se genera, revisa o interpreta en otros departamentos: Finanzas, Recursos Humanos, Operaciones, Compras o Medio Ambiente 

Sin embargo, existen tres funciones claves  para garantizar el éxito del proceso:

• Dirección: Marca prioridades claras y resuelve bloqueos. 
• Finanzas: Aporta disciplina de cierre, control y metodologías rigurosas.
• Sostenibilidad: Coordina el conjunto y da sentido estratégico al reporte. 

Cuando estas tres áreas trabajan desconectadas, el EINF se vuelve un proceso tedioso y caótico. En cambio, cuando comparten calendario, responsabilidades y criterios de revisión, el proceso resulta mucho más eficiente y manejable.

El EINF no es responsabilidad exclusiva de Sostenibilidad

Es habitual que Sostenibilidad actúe como área coordinadora del EINF. Tiene sentido: conoce los requisitos de reporting, mantiene una visión global de los temas que deben abordarse y puede conectar la información de diferentes departamentos.

El problema aparece cuando esa función de coordinación se convierte en una responsabilidad ejecutiva sobre datos ajenos. Sostenibilidad puede solicitar información, revisar la coherencia del conjunto y preparar el contenido del informe, pero no debería validar por si sola.

Por ejemplo, la información laboral depende de Recursos Humanos, las cifras económicas proceden de Finanzas, así como los datos operativos generados en distintos centros o instalaciones.

Cada área debe mantener la propiedad y responsabilidad sobre la información que conoce y gestiona. El papel de Sostenibilidad consiste, sobre todo, en hacer que todas esas piezas encajen dentro de un mismo proceso de reporting.

Finanzas puede aportar algo clave: disciplina de cierre

Finanzas trabaja sistemáticamente con procesos sujetos a fechas límite, control de versiones, auditorías y cierres periódicos. Esta metodología es precisamente lo que necesita el  EINF.

No se trata de que Finanzas la gestión  de la sostenibilidad, sino sino de exportar sus mejores prácticas de gestión de datos al reporte no financiero .

Por ejemplo:

• Establecer fechas claras para la entrega de información;
• Diferenciar entre datos provisionales y definitivos;
• Asegurar el control de cambios entre versiones;
• Analizar variaciones significativas respecto a ejercicios anteriores;
• Determinar cuándo una cifra puede darse oficialmente por cerrada.

Sin esta disciplina, el EINF avanza sobre arena movediza: se modifica un dato, cambia un indicador relacionado, hay que reescribir un apartado ya redactado y terminan circulando múltiples versiones paralelas de una misma cifra 

La Dirección marca la prioridad real que tiene el reporte

La implicación de la Dirección condiciona mucho el proceso. Si el EINF se percibe como un simple trámite administrativo anual, los departamentos responderán con baja prioridad y el reporte quedará postergado frente a las urgencias del día a día .

Por el contrario, cuando la Dirección establece plazos, responsabilidades y expectativas claras, la preparación del informe deja de depender de la capacidad de «persuasión e insistencia» del área de Sostenibilidad .

Dirección no necesita participar en cada dato ni en cada apartado. Su papel está en otro nivel: dar respaldo institucional al proceso y asegurarse de que las distintas áreas entienden que el reporte forma parte de las responsabilidades de la organización. También, puede actuar como instancia arbitral ante bloqueos entre áreas, discrepancias de criterio o decisiones sobre los mensajes clave que la compañía transmitirá .

La coordinación interdepartamental: el cuello de botella habitual 

Cada departamento puede funcionar correctamente en su día a día y, aun así, el proceso del EINF puede fracasar si sus tiempos no están alineados .

Si Finanzas cierra sus cifras en una fecha, Recursos Humanos actualiza datos semanas después, Operaciones requiere más tiempo para recopilar registros y Sostenibilidad ya redacta sobre un borrador obsoleto, la urgencia está garantizada. 

Por eso, preparar el EINF no debería consistir en enviar una lista de peticiones y esperar respuestas. Conviene definir desde el principio:

• Qué información exacta debe aportar cada área;
• Cuándo debe entregarse cada bloque de datos;
• Quién es la persona responsable de validar la información;
• En qué momento exacto los datos pasan de provisionales a cerrados.

Parece una cuestión operativa, pero tiene un efecto directo sobre la calidad final del informe.

Un calendario compartido evita muchas urgencias

No toda la información del EINF tiene que prepararse al mismo tiempo. Algunos datos pueden revisarse antes del cierre del ejercicio, mientras que otros necesitan esperar a que determinados sistemas o departamentos completen sus propios procesos.

Lo importante es conocer esas dependencias y organizar el trabajo en función de ellas. Organizar el trabajo en fases con dependencias claras evita sorpresas al final del proceso: 

Fase I: Antes del cierre del ejercicio

Se define la información necesaria, se asignan responsables y se detectan cambios relevantes (nuevos centros de trabajo, adquisiciones, nuevas normativas aplicables). 

Fase II: Durante el cierre

Se recopilan los datos que ya pueden considerarse completos y se identifican aquellos que siguen pendientes. No se trata todavía de redactar todo el informe, sino de conocer qué información está disponible y qué cuestiones necesitan seguimiento.

Fase III: Previa la redacción definitiva

Las cifras principales deberían estar suficientemente consolidadas para evitar que el contenido tenga que modificarse continuamente. También es el momento de identificar variaciones relevantes y pedir explicaciones a las áreas correspondientes.

Fase IV: Aprobación del informe

Los responsables de cada área ratifican que los datos publicados son correctos y acordes a la realidad operativa. 

El EINF como espejo de la organización interna 

La preparación del EINF suele actuar como una prueba de estrés para la empresa. Pone al descubierto carencias que durante el año pasan desapercibidas:

• Procesos que dependen del conocimiento exclusivo de una sola persona.
• Herramientas o calendarios incompatibles entre departamentos.
• Indicadores sin un propietario claro o sin supervisión real.

Aprovechar la elaboración del EINF para corregir estas dinámicas mejora la coordinación interna global, más allá del propio informe de sostenibilidad.

La pregunta no es quién redacta el EINF, sino cómo llega la empresa al momento de redactarlo

Cuando la fase previa de coordinación está bien estructurada, la redacción final fluye sin sobresaltos: la información está verificada, los roles están claros y las dudas complejas se han resuelto con antelación.

Por el contrario, improvisar la recogida de información convierte las últimas semanas en una carrera de obstáculos marcada por la búsqueda precipitada de datos y los cambios de versión a última hora.

Una buena preparación del EINF empieza mucho antes de redactar la primera página. Empieza alineando a Dirección, Finanzas, Sostenibilidad y a los responsables de cada departamento.

¿Necesitas apoyo para preparar el EINF de tu empresa?

En CAVALA acompañamos a las organizaciones a optimizar, estructurar y elaborar sus Estados de Información No Financiera con rigor y fluidez.

Descubre nuestro servicio de asesoramiento en EINF y transforma tu reporte en un proceso ágil y de valor estratégico.