La sostenibilidad ya no es una cuestión exclusiva de las grandes empresas. Cada vez más organizaciones necesitan aportar información sobre su impacto ambiental, sus trabajadores o sus prácticas de gestión para responder a las solicitudes de clientes, entidades financieras y otros grupos de interés.

Sin embargo, recopilar estos datos no siempre es sencillo. La información suele estar repartida entre distintos departamentos y, en muchos casos, cada cliente o entidad solicita unos indicadores diferentes.

Para facilitar este proceso, la Unión Europea ha desarrollado la Norma Voluntaria de Sostenibilidad (VS), un estándar que permite a las empresas organizar y comunicar su información ambiental, social y de gobernanza (ESG) de forma estructurada y proporcionada.

Pero ¿en qué consiste esta norma, a quién se dirige y cómo puede aplicarse en una empresa?

¿Qué es la norma VS?

La norma VS (Voluntary Standard) es un estándar europeo de presentación voluntaria de información sobre sostenibilidad, desarrollado a partir del anterior VSME.

Su objetivo es ofrecer un marco común para que las empresas que no están sujetas a las obligaciones de información de sostenibilidad de la CSRD puedan comunicar sus datos de manera clara, comparable y adaptada a sus recursos.

A diferencia de los estándares de reporte obligatorios para determinadas grandes empresas, la VS plantea un sistema simplificado que facilita la recopilación y presentación de información.

Esto permite que las organizaciones dispongan de una base común para responder a las solicitudes de información de sostenibilidad, sin tener que elaborar un informe diferente para cada cliente o entidad financiera.

Aunque su aplicación es voluntaria, disponer de esta información puede convertirse en una ventaja para las empresas que trabajan con grandes organizaciones, buscan financiación o quieren mejorar su gestión interna.

¿A qué empresas se dirige?

La norma VS está pensada para empresas que quedan fuera de las obligaciones de reporte de sostenibilidad establecidas por la CSRD, dentro del ámbito definido por la normativa europea.

Su aplicación puede resultar útil para:

• Pymes y empresas proveedoras que reciben solicitudes de información ESG por parte de grandes clientes.

• Empresas que buscan financiación y necesitan facilitar información ambiental, social o de gobernanza a bancos e inversores.

• Organizaciones que quieren empezar a reportar su sostenibilidad, aunque no tengan una obligación legal de hacerlo.

• Empresas que ya recopilan indicadores ESG, pero necesitan ordenarlos y presentarlos mediante un estándar reconocido.

El objetivo no es que todas las empresas elaboren informes complejos, sino que puedan comunicar la información que necesitan de manera coherente y proporcionada.

¿Cómo se estructura la norma VS?

Una de las principales características de la VS es su estructura modular, que permite adaptar el nivel de información a las características y necesidades de cada organización.

El estándar contempla dos módulos:

1. Módulo Básico: la información esencial de sostenibilidad

Es el punto de partida para las empresas que quieren comenzar a elaborar su informe de sostenibilidad.

Recoge información general sobre la organización y sus prácticas de sostenibilidad, además de indicadores relacionados con tres ámbitos:

Medio ambiente

• Consumo de energía y emisiones de gases de efecto invernadero.

• Consumo de agua.

• Gestión de residuos y uso de recursos.

• Contaminación y biodiversidad, cuando corresponda.

Aspectos sociales

• Características de la plantilla.

• Salud y seguridad laboral.

• Remuneración y negociación colectiva.

• Formación de los trabajadores.

Gobernanza

• Información sobre condenas y multas relacionadas con corrupción y soborno.

Este módulo permite establecer una primera base de información ESG utilizando, en buena medida, datos que la empresa ya genera en su actividad habitual.

2. Módulo Completo: información adicional para empresas con mayores necesidades de reporte

El Módulo Completo amplía el nivel de detalle del informe y está orientado a organizaciones que necesitan responder a solicitudes de información más exigentes.

Incluye información adicional sobre cuestiones como:

• Modelo de negocio y estrategia de sostenibilidad.

• Objetivos de reducción de emisiones y transición climática.

• Riesgos relacionados con el cambio climático.

• Políticas y procesos en materia de derechos humanos.

• Determinadas actividades empresariales y diversidad en los órganos de gobierno.

La elección del módulo dependerá de las necesidades de información de cada empresa, su actividad y las solicitudes que reciba de sus grupos de interés.

¿Qué información necesita una empresa para preparar su informe VS?

Uno de los principales retos al elaborar un informe de sostenibilidad no es redactar el documento, sino identificar dónde están los datos, quién dispone de ellos y cómo se pueden justificar.

Por ejemplo, la información sobre consumo energético puede encontrarse en las facturas de suministros, mientras que los indicadores relacionados con la plantilla suelen depender de Recursos Humanos.

Por eso, antes de comenzar el informe, conviene organizar el trabajo en varias fases.

1. Identificar la información disponible

El primer paso consiste en revisar qué datos de sostenibilidad recopila actualmente la empresa y cuáles necesita incorporar.

Esto permite detectar posibles carencias y evitar solicitar información que ya está disponible.

2. Coordinar a los departamentos implicados

La elaboración del informe VS no debería recaer únicamente sobre el responsable de Sostenibilidad.

Departamentos como Finanzas, Recursos Humanos, Operaciones, Compras o Calidad pueden aportar información necesaria para completar los indicadores.

Asignar responsables desde el principio ayuda a evitar retrasos y facilita la actualización de los datos en ejercicios posteriores.

3. Recopilar datos y evidencias

No basta con disponer de indicadores. También es importante conocer su origen y conservar la documentación que los respalda.

Facturas, registros de consumo, documentación laboral, procedimientos internos o registros de gestión ambiental pueden servir como evidencias para preparar el informe.

4. Elaborar el informe siguiendo el estándar

Una vez recopilada la información, el siguiente paso es organizarla conforme al módulo de la norma VS que haya elegido la empresa.

El resultado debe ser un documento claro, coherente y comprensible, que refleje la situación de la organización y pueda actualizarse periódicamente.

¿Qué ventajas tiene elaborar un informe de sostenibilidad con la norma VS?

Más allá de disponer de un documento, la aplicación de la norma VS puede ayudar a las empresas a mejorar la forma en que gestionan y comunican su información de sostenibilidad.

Responder con mayor facilidad a clientes y entidades financieras. Contar con información ESG organizada permite atender solicitudes sin tener que comenzar desde cero cada vez.

Reducir duplicidades. Utilizar un marco común facilita la reutilización de datos y puede reducir el tiempo dedicado a completar cuestionarios de sostenibilidad.

Mejorar el conocimiento de la propia empresa. Recopilar indicadores ambientales, sociales y de gobernanza permite identificar aspectos que requieren seguimiento o mejora.

Reforzar la transparencia y la confianza. Presentar información estructurada y respaldada por evidencias facilita que clientes, entidades financieras y otros grupos de interés comprendan mejor el desempeño de la organización.

En definitiva, la VS puede ser algo más que un ejercicio de reporte: también puede convertirse en una herramienta para mejorar la gestión empresarial.

¿Es necesario verificar el informe VS?

La norma VS no establece una obligación general de someter el informe a verificación externa.

Sin embargo, una empresa puede decidir verificar voluntariamente su información de sostenibilidad para reforzar la confianza en los datos que comunica.

La verificación externa permite someter la información presentada a una revisión independiente, de acuerdo con el alcance y los criterios establecidos para el trabajo.

Esto puede resultar útil para organizaciones que necesitan aportar mayor credibilidad a sus informes ante clientes, entidades financieras u otros grupos de interés.

En cualquier caso, conviene distinguir entre elaborar un informe conforme a la norma VS y verificar externamente la información que contiene. Son procesos diferentes y la verificación no constituye un requisito general para utilizar el estándar.

¿Cómo empezar a aplicar la norma VS en tu empresa?

La preparación de un informe VS no tiene por qué comenzar con un proyecto complejo.

El primer paso es conocer el estándar, identificar qué información necesita comunicar la empresa y comprobar qué datos tiene disponibles.

A partir de ahí, será posible definir el módulo más adecuado, organizar la recopilación de información y establecer un procedimiento que permita mantener los indicadores actualizados.

La clave está en pasar de recopilar información únicamente cuando alguien la solicita a disponer de un sistema organizado de datos de sostenibilidad.

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